Zmiana biura rachunkowego krok po kroku

Utrudniony kontakt z księgowymi, niedotrzymywanie terminów, nieścisłości lub nawet braki w dokumentacji, to bardzo wyraźne sygnały, że nadszedł czas na zakończenie współpracy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Jak bezproblemowo zmienić firmę odpowiedzialną za księgowość naszej firmy? Jakich formalności trzeba dopełnić oraz jakie działania podjąć, by współpraca z nowym biurem rachunkowym układała się pomyślnie? Czytaj dalej, a rozwiejesz wszelkie wątpliwości.

Czas na zmianę – pierwsze zwiastuny

Powody niezadowolenia z dotychczasowej współpracy z biurem rachunkowym mogą być różne. Braki w dokumentacji odkryte podczas kontroli, nieuregulowana kwestia dowozu dokumentów, niedotrzymywanie terminów przygotowania rozliczeń czy brak optymalizacji kosztów działań należą do czynników, które świadczą o tym, że najwyższy czas rozejrzeć się za nowym biurem rachunkowym, które dopilnuje finansów naszej firmy. Zmiana biura rachunkowego na nowe wcale nie musi być szczególnie uciążliwa, jeśli wiemy jakie decyzje i w jakiej kolejności należy podjąć. O tym piszemy poniżej.

Najważniejsze kroki, które trzeba podjąć, by sprawnie zmienić biuro rachunkowe

  1. Decyzja o zmianie obecnego biura rachunkowego i poszukiwania nowego.
  2. Wypowiedzenie dotychczasowej umowy o świadczenie usług księgowych oraz podpisanie nowej.
  3. Udzielenie pełnomocnictwa dotyczącego reprezentacji w urzędach nowej firmie.
  4. Przekazanie najważniejszych numerów rejestrowych: NIP, REGON, KRS, umowy spółki.
  5. Odbiór wszystkich dokumentów z poprzedniego biura rachunkowego.
  6. Rozpoczęcie współpracy z nowym biurem rachunkowym.

Rozwiązanie dotychczasowej umowy oraz podpisanie nowej

Prawo cywilne nie ogranicza nas w kwestii doboru biura rachunkowego. Dobrze jednak wiedzieć, w którym momencie podjąć działania, by zmiany przeprowadzić szybko i sprawnie. W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, jak długo trwa okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy. Często wynosi on aż 3 miesiące. Nie oznacza to jednak, że chcąc nawiązać współpracę z np. nowym biurem rachunkowym Warszawa, musimy czekać do czasu wygaśnięcia poprzedniej umowy. W dokumentacji wystarczy wyznaczyć początek nowej umowy na dzień zakończenia poprzedniej.

Kwestie urzędowe

Zmianę biura rachunkowego trzeba zgłosić do urzędu. Należy tego dokonać przez aktualizację wpisu przedsiębiorcy do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1. Podobnie wygląda kwestia pełnomocnictwa. Jeśli nasze poprzednie biuro rachunkowe miało prawo do składania w naszym imieniu dokumentów, to musimy zawiadomić urząd skarbowy o cofnięciu pełnomocnictwa. Taką deklarację należy złożyć za pośrednictwem formularza OPL-1. Być może w umowie znajduje się już informacja o tym, że pełnomocnictwo wygasa wraz z dniem zakończenia umowy, ale jest to na tyle ważna kwestia, że trzeba się upewnić, czy rzeczywiście odpowiedni zapis widnieje w dokumencie. Kwestię pełnomocnictwa oraz zgłoszenia zmiany biura można przekazać nowej firmie prowadzącej naszą księgowość, jednak trzeba tę kwestię wcześniej doprecyzować.

Najważniejsze dokumenty z biura rachunkowego

W trakcie zmian warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe, z którym kończymy współpracę, wydało nam komplet niezbędnych dokumentów. Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na:

  • faktury oraz rachunki
  • umowy
  • księgi podatkowe
  • rejestry VAT
  • ewidencję faktur
  • ewidencję wyposażenia
  • ewidencję przebiegu pojazdów
  • ewidencję środków stałych
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS oraz deklaracje podatkowe
  • wyciągi bankowe oraz pozostałe potwierdzenia płatności

Całą otrzymaną dokumentację najlepiej przekazać od razu pracownikom nowego biura rachunkowego, by została ona skrupulatnie sprawdzona. Kontrola może w przypadku dużej firmy potrwać nawet kilka miesięcy, ale ma głęboki sens ze względu na bezpieczeństwo naszych finansów.

Nowe biuro rachunkowe – wybór świadomy

W trakcie poszukiwania nowego biura rachunkowego warto zwrócić szczególną uwagę na czynniki, które wpłynęły na podjęcie decyzji o zmianie dotychczasowego biura rachunkowego. Przykładowo, jeśli poprzednie biuro nie dotrzymywało ustalonych terminów lub nie brało odpowiedzialności za popełnione błędy, to dwukrotnie upewnijmy się, że nowa firma zadba o te kwestie. Kierujmy się zdrowym rozsądkiem i dopilnujmy, by firma zajęła się wszystkim rzetelnie. W końcu nietrafione decyzje mogą nas sporo kosztować.

Rzetelne i profesjonalne usługi w zakresie pełnej księgowości dla małych, średnich i dużych firm na terenie stolicy i okolic świadczy firma Tax Expert 24. Oprócz standardowych usług klienci mogą skorzystać także z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest biuro wirtualne Warszawa.

Dodaj opinię

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Antyspam * Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.