Dla wielu firm w Polsce siedzibą ich działalności jest już wirtualne biuro. Biura wirtualne upowszechniły się szczególnie w Warszawie około 10 lat temu. Początkowo nie było do końca wiadomo czym dokładnie jest wirtualne biuro, ale z czasem biura wirtualne zaczęły być coraz bardziej rozbudowane i obecnie nie jest to tylko adres na siedzibę działalności gospodarczej czy spółki. Obecnie wirtualna siedziba to tylko część działalności, którą oferuje wirtualne biuro.
Czym jest wirtualne biuro?
W największym skrócie wirtualne biura w Warszawie to adres do KRS lub CEiDG, czyli adres na siedzibę. Jednakże po zgłoszeniu takiego adresu w urzędach jako siedziby, do klienta wirtualnego biura zaczyna płynąć strumień korespondencji zarówno urzędowej, jak i od kontrahentów np. faktury. Dodatkowym, koniecznym składnikiem biura wirtualnego jest więc wirtualny sekretariat. Zajmuje się on obsługą listonosza Poczty Polskiej, Inpostu oraz prywatnych firm kurierskich, zarówno warszawskich jak i znanych w całej Polsce.
Wirtualny sekretariat odbiera listy, powiadamia klientów na email lub też SMS o nowej korespondencji, ewentualnie skanuje korespondencję a skan posyła na email.
Trzecim składnikiem biura wirtualnego są sale do spotkań.
W przypadku firmy VSL-System zarówno wirtualne biura jak i sale do spotkań znajdują się w centrum Warszawy.
Sale do spotkań służą nie tylko rozmowom z kontrahentami, ale są niezbędne w kontakcie z bankiem, firmą leasingową czy urzędnikiem urzędu skarbowego.
Instytucje finansowe oferujące kredyt bardzo często chcą wejść do siedziby i zrobić zdjęcia.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Zazwyczaj koszty są symboliczne i stanowią bardzo mały ułamek opłat za normalne biuro nawet typowo tanie biuro w starym biurowcu.
W firmie VSL-System koszt to 45 zł miesięcznie netto a oferowane adresy są w ścisłym centrum Warszawy. Oczywiście koszt ten można rozszerzać o kolejne funkcjonalności, ale nawet w tym podstawowym pakiecie zawarty jest już warszawski, wirtualny adres na siedzibę firmy, wirtualny sekretariat w zakresie odbioru korespondencji i informowania o niej na email oraz sale spotkań – pierwsze pięć godzin gratis.
Czy warto mieć wirtualne biuro w Warszawie?
Zdecydowanie warto mieć wirtualne biuro, jeśli porównamy je do innych opcji.
Inne opcje to albo siedziba własnej firmy w mieszkaniu, albo tanie biuro w brzydkim biurowcu.
Obie te opcje cechują się słabym adresem położonym w jakiejś dzielnicy mieszkaniowej np. Bemowo, Białołęka a nie w centrum Warszawy oraz co gorsze cechują się tym, że jak nikogo w dany dzień nie będzie w mieszkaniu czy w tanim biurze to kurier nie pozostawi paczki a listonosz Poczty Polskiej pozostawi uciążliwe w odbiorze awizo.
Wirtualne biuro to oddzielenie życia firmy od życia prywatnego z jednoczesnym odbiorem korespondencji.
Czy wirtualne biuro ma sens?
Wirtualne biuro ma bardzo duży sens, gdyż po prostu daje nam święty spokój. Nikt nie poszukuje naszej firmy w jakimś bloku, w którym mieszkamy. Nasza firma ma swój adres tam, gdzie istnieje cała masa innych firm, dzięki czemu szanse na kontrolę skarbową są nikłe. Nie musimy też ponosić znaczących stałych kosztów. Koszt 45 zł netto jest obecnie do udźwignięcia dla każdego i nie ma żadnego znaczenia przy prowadzeniu firmy. Koszt ten wyręcza nas nie tylko w płaceniu za tanie biuro w Warszawie, ale też nie musimy kupować mebli do biura, kserokopiarki, zatrudniać personelu, z którym mogłyby być same problemy. Zatrudnienie młodej sekretarki może skończyć się przecież rozwodem i zrujnowaniem życia rodzinnego, płaceniem alimentów, wobec tego prowadząc małą firmę najlepiej nie mieć do czynienia z zatrudnianiem personelu tylko skupić się na zyskach i zarabianiu pieniędzy.
